Tietosuojaseloste

Espoon Suunta Ry jäsen- ja kilpailurekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  25.03.2018

1. Rekisterinpitäjä

Espoon Suunta Ry
Y-0927726-8
Friisinniityntie 36 A /Juvonen 02240 ESPOO

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Tietosuojavastaava: Petri Penttinen
petri.penttinen@gmail.com
puhelin: 040-1736859

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja kilpailurekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Espoon Suunta Ry:n (Essu) oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 

  • ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. hallitus, joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta EsSu:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai EsSu:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on EsSu:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: 

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta 
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • Henkilötunnus ja syntymäaika
  • Suunnistuslisenssin tiedot ja EMIT -numero
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja EsSu:n järjestämien kilpailujen osallistujista

  • Henkilötiedot
  • Suunnistuseuran nimi
  • EMIT-numero
  • Kilpailuluokka tai -sarja  

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa EsSu:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat mm. palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 

  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu. 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.