Toiminnanjohtajan vuosikatsaus

Taas on vuosi takana toiminnanjohtajuutta. Mitä se on opettanut, missä on menty eteenpäin ja mitä ajatuksia tulevasta? 

Viime vuonna toteutin vuosikatsauksen toiminnanjohtajuuteni ensimmäisestä vuodesta, joka on luettavissa täältä. Mitä kaikkea sen jälkeen onkaan tapahtunut, seuraavassa katsaus toiminnanjohtajuueni toiseen vuoteen.

Haasteita ja mahdollisuuksia. Kulunutta vuotta hallitsi vahvasti korona ja siihen liittyneet erilaiset käänteet. Toisaalta oli synkempiä aikoja, kun rajoitukset olivat kovimmillaan ja yhteydet muihin lähinnä etänä, mutta toisaalta oli valoisampia hetkiä kun päästiin avaamaan tapahtumia ja kohtaamaan toisiamme. Tätä tekstiä kirjoittaessa alkaa pikku hiljaa tuntua siltä että pahimmat vaiheet tästä ovat takana päin. Tätä ei voi kuitenkaan kuin toivoa, aika sen näyttää. Koronaralli on ollut urheiluseuratoiminnan näkökulmasta yhtä vuoristorataa. Monilta osin tilanteet ovat saattaneet vaihdella hyvinkin nopeasti, eikä ihan selvää ole ollut mitä seuraava mutka tuo mukanaan. Vuoristorataan kuuluvat kuitenkin niin ylä- kuin alamäetkin. Tämän haluaisin nostaa erityisesti esille, sillä kun vallitseva poikkeuksellinen aika on haastanut meitä monella tapaa, niin on se myös pakottanut kehittämään toimintaa ja on syntynyt ideoita, ajatuksia ja toimintatapoja, mistä on hyvä pitää kiinni myös jatkossa. Tässä toiminnanjohtajan vuosikatsauksessa haluankin erityisesti tarttua niihin mahdollisuuksiin, mitä haastava aika on tuonut mukanaan.

Uusia tapahtumia ja toimintatapoja. Ensimmäinen koronavuosi toi omatoimisuunnistukset tullessaa ja ajan kuluessa konseptit ja toimintatavat näidenkin tiimoilta ovat jatkaneet kehittymistä. Kaiken kaikkiaan korona aika vei pois monia tapahtumia ja toimintoja, mutta samalla tuli aikaa kehittää ja innovoida uutta. Omatoimisuunnistukset on hyvä esimerkki mallista, joka syntyi korona ajan puitteissa, mutta jolla on varmasti vahva paikkansa myös jatkossa. Omatoimisuunnistukset konseptoituivat eOmatoimirasteiksi, joiden kautta harjoituksia voidaan jakaa niin seuralaisille kuin maksua vastaan seuran ulkopuolelle. Enää päällekäiset aikataulut eivät ole hyvä syy jättää suunnistusharjoitusta väliin, suunnistamaan kun pääsee itselleen parhaiten sopivana aikana. 

Kun tapahtumia ei ollut, tai ne olivat omatoimisia, jäi aikaa kehittää ja valmistautua tulevaan. Talven aikana otettiin tarkasteluun tapahtumien maksuprosessia, jonka kautta otettiin käyttöön esimerkiksi verkkomaksamispalveluiden käyttöönotto tapahtumissa Navisportin kautta. Tätä ollaan päästy testaamaan nyt syksyllä uudessa Espoo Sprintticup tapahtumasarjassa. Aikaa itse tapahtuman ohjaamiseen jää enemmän, kun maksuprosessia on automatisoitu ja osallistuja voi huolehtia siitä etukäteen. 

Varmasti monen ulkoilijan sydän sykähteli viime talvena ja toiveisiin vastattiin, kun pitkästä aikaa lunta tuli etelää myöden ihan kunnolla. Voidaan puhua rehellisestä lumitalvesta, eikä syksyn harmaan ja rännän sekoituksesta. Poikkeusolojen henkireikä monille olikin lähteä sivakoimaan laduille. Seuratoiminnassa otettiin tietysti ilo irti vallitsevista olosuhteista ja kannustettiin porukkaa laduille. Tästä esimerkki Kangasala SK:n kanssa otettu hiihtohaaste. Myös hiihtosuunnistusharjoituksia saatiin pidettyä, jonka pohjalta koottiin lajista kiinnostuneita yhteen hiihtosuunnistusryhmään. Paljon oli pohdintaa myös siitä, että mikä kuitenkin lumisten maisemien lisäksi motivoi viikosta toiseen ihmisiä ladulle harjoittelemaan, jos tapahtumia ei kuitenkaan päästä järjestämään. Meillä suunnistusseuroille oli syntynyt kesän aikana vahvaa osaamista edelläkin mainituista omatoimisuunnistuksista ja Palmenin Henkan ideoimana synytyikin ajatus siitä, että pistetään pystyyn omatoiminen hiihtotapahtuma. Näin sain alkunsa Espoo-Hiihto, joka osaltaan liikutti porukkaa Puolarmaarin ja Solvallan välisillä laduilla. Aika näyttää mikä on Espoo-Hiihdon kohtalo jatkossa, paljon on lumilosuhteista myös kiinni.

Harrastesuunnistus otti kuluneen vuoden aikana aimo askeleita eteenpäin. Hiihtosuunnistus ei ollut ainut oman ryhmänsä saanut, vaan harrastesuunnistusmahdollisuuksia kehitettiin uudenlaisella jaolla harrasteryhmiin ja -yhteisöihin. Ideana ja ajatuksena oli toteuttaa eri näköisiä ryhmiä, sekä toimintaa niin, että jokaiselle löytyy aidosti oma paikkansa olla ja harrastaa. Nuorten eGroupH harrasteryhmä oli saanut alkunsa jo ensimmäisen toimintavuoteni aikana, mutta harrasteyhteisöt kokosivat myös innokkaimpia lajin aikuisharrastajia yhteen. Yhteisöt toimivat enemmän alustana ja viiteryhmänä, kun taas niille jatkumona aloitettiin kesän lopulla myös Aikuisten Harrasteryhmä eTreenarit, jossa mukana on myös ohjattua viikottaista toimintaa. Niille taas, jotka haluavat lähteä ihan suunnistuksen perusteista liikenteeseen, kurssimuotoinen Aikuisten Suunnistuskoulu antaa siihen mahdollisuuden. Tämän tiimoilta pidettiin ensimmäistä kertaa myös Pyöräsunnistuskoulua sekä englanninkielistä suunnistuskoulu. Vaikka moni osa-alue harrastesuunnistuksenkin osalta hakee vielä paikkaansa varmasti myös jatkossa, on itselle ainakin selkiytynyt se kuva minkälaisen suunnistajan polun me Espoon Suunnassa voimme tarjota jäsenistöllemme, ja mitä erilaisia vaihtoehtoja siihen kuuluu. 

Toimiakseen tehokkaasti seuran on osattava katsoa myös ulkopuolelleen. Tässä kuvaan tulevat erilaiset yhteistyökumppanit ja erilaiset sidosryhmät. Kuluneen vuoden aikana olemme tietysti olleet aktiivisessa keskusteluissa nykyisten kumppanien kanssa ja toimintaa ollaan tällä saralla päästy monilta osin kehittämään. Tämän lisäksi vuoden aikana on solmittu myös uusia kumppanuuksia esimerkiksi NVII-suunnistuskenkien ja STR8 kompassien sekä Pihlajalinna lääkäripalveluiden tiimoilta. Yhteistä näille kaikille kolmelle kumppanuudelle on vastavuoroisuus, jossa ollaan pystytty toteuttamaan molempia aidosti hyödyttäviä kumppanuuksia, joiden kautta pystymme muun muassa tarjoamaan erilaisia palveluita ja alennuksia jäsenistöllemme. NVII ja STR8 yhteistyön osalta perustettiin eGroupin urheilijoista NVII ja STR8 Tiimit, joiden kautta otettiin ensimmäisiä askeleita seuramanagerointi mallissa. Pihlajalinnan kanssa yhteistyötaipaleemme on vielä hyvin alkuvaiheessa, mutta urheilulääkäri- ja kuntotestauspalvelut tullaan ottamaan aktiivisesti osaksi niin valmennuksen urheilijoide, kuin laajemminkin seuralaisten arkea. Jatkossakin pidän tärkeäni sitä että kumppanuuksia lähdetään rakentamaan win-win-win mallin mukaisesti, missä seuran ja kumppanin lisäksi myös jäsenistö hyötyy esimerkiksi parantuneiden seurapalveluiden kautta.

Vuoden aikana on ehtinyt sattua ja tapahtua kaikenlaista, kuitenkin konkreeettisesti isoin muutos toiminnanjohtajan työssä kuluneen vuoden aikana on hallinnollisen roolin vahvistuminen. Vuoden 2020 kesällä aloitettiin projekti, jonka tavoitteena oli pohtia valmennustoiminnan kehittämistä tulevaisuudessa. Hyvin nopeasti keskusteluissa edettiin pohtimaan uuden toimijan ja roolin palkkausta. Jo nykyisellään Miia toimi päävalmentajan roolissa, mutta parin kymmenen prosentin työaika kului lähinnä projektiluonteisiin toteutuksiin (esimerkiksi testauspalvelut). Keskusteluissa kirkastui päävalmentajan lisäksi tarve valmennuspäällikön palkkaukseen. Vuoden lopussa aloitettiinkin rekrytointiprosessi, joka päättyi lopulta Annan palkkaukseen seuramme valmennuspäälliköksi keväällä 2021. Anna otti hoitaakseeni päävalmentajan 20% työajan lisäksi myös 50% päiväisyydellä Valmennuspäällikön roolin. Omalta osaltani tämä tarkoitti aktiivisempaa roolia esihenkilönä, vaikka käytännössä Annan kanssa voidaan enemmän puhua kolleegoista. Kuitenkin nyt rinnalla EsSun henkilöstössä ole jo selkeästi suuremmalla työmäärällä toinen henkilö, jonka kanssa lähteä kehittämään toimintaa uudelle tasolle. Ja sinne ollaan ehdottomasti myös jo tässä puolen vuoden taipaleella päästy. 

Ensimmäinen toiminnanjohtajan vuosi oli monilta osin kokeilua ja uusien konseptien suunnittelua. Toisena vuotena kaikki ei enää ollutkaan täysin uutta, vaan monet edellisvuotena testatut asiat tulivat uudelleen vastaan ja nyt oli mahdollisuus päästä kehittämään niitä edelleen. Monilta osin halusin itse olla esimerkiksi ensimmäisenä vuotena aktiivisesti toteuttamassa erilaisia asioita, mikä toisaalta vaati oman aikansa. Toisena vuotena kun minulla on ollut parempi kuva siitä, miten asioita voitaisiin toteuttaa, on yhä enemmän pystytty tarjoamaan myös erillaisia työtehtäviä myös esimerkiksi seuran nuorille toteutettavaksi maksua vastaan. Näistä esimerkkinä voidaan pitää vaikka tälläkin hetkellä toteutuksessa olevat varhaiskasvatussuunnistukset, yrityksille toteutettavat suunnistustapahtumat ja kaupungin kanssa yhteiset perhepäivät suunnistukset. Vaikka pidän edelleen tärkeänä sitä että Toiminnanjohtajan työ myös näkyy toiminnan arjessa, on selkeää että ajan myötä roolista tulee yhä enemmän seuratoiminnan kokonaiskuvaa hallinnoiva, kuin itse kaiken aktiivisin toteuttaja. 

Tässä teksissä on nostettu vuoden ajalta erillaisia projekteja, joissa olen toiminnanjohtajana saanut olla mukana. On kuitenkin hyvä huomioda, että yksin ei saa paljon mitään aikaiseksi. Urheiluseuratoiminta tapahtuu yhdessä ja pääosa edellämainituista edistysaskelista on otettu vapaaehtoistoimijoidemme aktiivisen panostuksen ansiosta. 

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan? Vaikka korona on tarjonnut mahdollisuuksia ja aikaa kehittää toimintaa, niin toivottavasti tulevaisuudessa se ei enää rajoita seuratoimintamme suunnittelua. Lähitulevaisuudessa on ainakin Helsinki Indoor Cup sisäsuunnistustapahtumasarjaa, joka tekee paluun vuoden tauon jälkeen. Itsessään tämänkin tapahtumasarjan tiimoilta on uutta odotettavissa, joten kannattaa pysyä kuulolla. Myös muita uusia tapahtumaideoita on pöytälaatikossa, kun vaan aika niiden osalta kypsyy. Tapahtumien lisäksi kehityskohteita löytyy tottakai myös laajemmin seuratoiminnasta ja osana sitä jäsenille onkin lähetetty nyt syksyllä Seurakysely, jonka pohjalta näitä ajatuksia pyritään koostamaan konkretiaksi. Seurakyselyn lisäksi kannustan olemaan minuun myös suoraan yhteydessä kehitysideoiden palautteiden tai minkä vaan muun puolesta.

Kohti kolmatta toimintavuotta!

Kari-Pekka Seppänen – Toiminnajohtaja Espoon Suunta

karipekka.seppanen@espoonsuunta.fi